Rechtliches

Datenschutzerklärung

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, uns kontaktieren oder sich bei uns bewerben. Die Hinweise für Bewerberinnen und Bewerber finden Sie im Abschnitt Datenschutzhinweise für Bewerber.

1. Verantwortlicher

octogis GmbH
Königsberger Straße 234a
40231 Düsseldorf
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Erik Mohr-Steffens
E-Mail: info@octogis.com
Telefon: +49 (0) 152 2511 1113

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

3. Aufruf der Website und Server-Logdateien

Unsere Website wird bei der ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse (in den Logdateien nur gekürzt gespeichert, z. B. wird aus 11.22.33.44 die 11.22.0.0), Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer-URL sowie Browser und Betriebssystem.

Zweck ist die Auslieferung der Website sowie die Sicherheit und Stabilität des Betriebs (z. B. Abwehr von Angriffen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in diesen Zwecken. Die Logdateien werden nach 7 Tagen gelöscht. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Verbindung zu unserer Website ist per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https://“).

4. Keine Cookies, kein Tracking, keine externen Dienste

Unsere Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und bindet keine Inhalte von Drittanbietern ein (keine externen Schriftarten, Karten, Videos oder Social-Media-Plugins). Alle Dateien werden von unserem eigenen Webserver geladen. Links auf andere Websites sind gewöhnliche Links; erst wenn Sie diese anklicken, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

5. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Für E-Mail, Kalender und Videokonferenzen nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Die Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftsbriefe bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO bis zu sechs bzw. zehn Jahre auf.

6. Datenschutzhinweise für Bewerber

Die folgenden Hinweise gelten, wenn Sie sich bei uns bewerben, ob über das Bewerbungsformular auf unserer Karriereseite, per E-Mail an recruiting@octogis.com, über LinkedIn, über die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit oder auf einen Vermittlungsvorschlag der Agentur für Arbeit. Verantwortlicher ist die octogis GmbH (siehe Abschnitt 1).

6.1 Welche Daten wir verarbeiten

• Angaben aus dem Bewerbungsformular: gewünschte Stelle, Name, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie freiwillig Telefonnummer und LinkedIn-Profil-URL
• Ihr Lebenslauf (PDF) und weitere Unterlagen, die Sie uns senden
• Unsere Notizen zur Bewerbung, der Bearbeitungsstand und die Korrespondenz mit Ihnen
• Termindaten für Vorstellungsgespräche (z. B. Microsoft-Teams-Einladungen oder Einladungen zu Gesprächen vor Ort)
• Bei Gesprächen vor Ort, wenn Sie eine Reisekostenerstattung beantragen: das ausgefüllte Erstattungsformular mit Ihrer Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN) sowie Ihre Reiseangaben und Belege (z. B. Fahrkarten, Quittungen)

Bitte senden Sie uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zu Gesundheit, Religion, ethnischer Herkunft) und kein Foto; wir benötigen sie nicht. Enthalten Ihre Unterlagen solche Angaben dennoch, gilt Folgendes:

• Schwerbehinderung oder Gleichstellung: Teilen Sie uns diese mit, verarbeiten wir die Angabe, um unsere Pflichten gegenüber schwerbehinderten Bewerbern nach § 164 SGB IX und dem AGG zu erfüllen (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG).
• Alle übrigen Angaben werten wir nicht aus, übernehmen sie nicht in unsere Notizen oder unser Bewerbermanagement und berücksichtigen sie nicht bei der Auswahl. Sie bleiben nur unverändert in den von Ihnen eingereichten Unterlagen enthalten, weil wir diese als Ganzes aufbewahren, um uns gegen mögliche Ansprüche nach dem AGG verteidigen zu können (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO). Sie werden mit Ihrer Bewerbung gelöscht (Abschnitt 6.5).

Auf Ihren Wunsch entfernen wir solche Angaben jederzeit aus Ihren Unterlagen; senden Sie dazu eine E-Mail an recruiting@octogis.com.

6.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Prüfung Ihrer Bewerbung, Kommunikation, Vorstellungsgespräche, Entscheidung über die Einstellung): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen vor Abschluss eines Vertrags auf Ihre Anfrage).
• Aufbewahrung nach einer Absage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Verteidigung gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
• Einstellung: Kommt es zu einem Arbeitsverhältnis, übernehmen wir die dafür erforderlichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Vertrag) in die Personalakte (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Erstattung von Reisekosten für Vorstellungsgespräche vor Ort (Prüfung des Antrags, Überweisung): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Aufbewahrung der Erstattungsunterlagen (Formular, Belege, Zahlungsnachweis) als Buchungsbelege: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 257 HGB.
• Rückmeldung an die Agentur für Arbeit, wenn Sie sich auf einen Vermittlungsvorschlag der Agentur bewerben (nur die angefragten Tatsachen, z. B. ob Sie zum Gespräch erschienen sind und ob wir Sie eingestellt haben): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 39 Abs. 1 SGB III.
• Schutz des Bewerbungsformulars vor Missbrauch: Zur Abwehr von Spam speichert der Server für 24 Stunden einen nicht umkehrbaren Hashwert Ihrer IP-Adresse, um die Zahl der Einsendungen zu begrenzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Formulars). Wir setzen kein reCAPTCHA und keine Drittanbieter-Dienste ein.

Eine Einwilligung ist für die Bewerbung nicht erforderlich.

6.3 Übertragung und Speicherung

Das Bewerbungsformular wird per TLS verschlüsselt übertragen. Direkt beim Eingang auf unserem Webserver wird Ihre gesamte Bewerbung (Formulardaten und Lebenslauf) mit einem Schlüssel verschlüsselt, den nur die octogis GmbH besitzt. Der Webserver speichert die Bewerbung nur verschlüsselt und nur so lange, bis wir sie abgerufen haben, höchstens 14 Tage. Danach wird sie auf dem Webserver gelöscht und in unserem internen Bewerbermanagement auf einem verschlüsselten Rechner der octogis GmbH gespeichert.

6.4 Empfänger

Innerhalb der octogis GmbH hat nur die Geschäftsführung Zugriff auf Ihre Bewerbung. Außerhalb der octogis GmbH erhalten Ihre Daten nur die folgenden Empfänger.

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO:

• ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich (Webhosting, verschlüsselte Zwischenspeicherung der Formulardaten, Abschnitt 3)
• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365: E-Mail, Kalender, Teams-Vorstellungsgespräche; zur Drittlandübermittlung siehe Abschnitt 5)
• Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland (KI-Assistent „Claude“ für interne Organisationsaufgaben, siehe Abschnitt 6.7). Anthropic verarbeitet die Daten auch in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung sind. Anthropic darf die Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwenden und löscht sie nach spätestens 30 Tagen.

Beantragen Sie eine Reisekostenerstattung, erhalten zusätzlich folgende Empfänger in eigener Verantwortung nur die dafür nötigen Daten (Name, Bankverbindung, Betrag, Erstattungsformular und Belege):

• unser Kreditinstitut, um die Überweisung auszuführen
• unser Steuerberater für die Buchführung (§ 11 Abs. 2 StBerG)
• die Finanzverwaltung, soweit sie im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in unsere Buchungsbelege nimmt

Bewerben Sie sich auf einen Vermittlungsvorschlag der Agentur für Arbeit, erhält die Bundesagentur für Arbeit in eigener Verantwortung unsere Rückmeldung zu den angefragten Tatsachen (z. B. ob Sie zum Gespräch erschienen sind und ob wir Sie eingestellt haben), keine Bewertungen Ihrer Person oder Unterlagen.

Ihre übrigen Bewerbungsunterlagen erhalten diese Empfänger nicht. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Vorstellungsgespräche über Microsoft Teams werden weder aufgezeichnet noch transkribiert.

Wenn Sie sich über LinkedIn bewerben oder uns dort schreiben, verarbeitet auch die LinkedIn Ireland Unlimited Company Ihre Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen. Entsprechendes gilt für die Bundesagentur für Arbeit, wenn Sie sich über ihre Jobbörse bewerben.

6.5 Speicherdauer

• Absage: Wir löschen Ihre Daten 6 Monate nach Zugang der Absage. Dieser Zeitraum deckt die Fristen für Ansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG und § 61b Abs. 1 ArbGG ab.
• Rücknahme der Bewerbung oder Absage Ihrerseits: Löschung innerhalb von 1 Monat.
• Rechtsstreit: Machen Sie Ansprüche geltend, speichern wir die Daten bis zum Abschluss des Verfahrens.
• Einstellung: Die erforderlichen Unterlagen gehen in die Personalakte über; übrige Bewerbungsdaten (z. B. Gesprächsnotizen) löschen wir innerhalb von 1 Monat.

Reisekostenerstattung: Erstattungsformular, Belege und Zahlungsnachweis sind Buchungsbelege. Wir bewahren sie getrennt von Ihrer Bewerbung in unserer Buchhaltung 8 Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Erstattung (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 und 5 HGB). Kopien im Bewerbermanagement und im Postfach recruiting@octogis.com löschen wir mit Ihrer Bewerbung nach den oben genannten Fristen.

Die Löschung umfasst auch zugehörige E-Mails und Kalendereinträge in Microsoft 365. Eine längere Speicherung, etwa für künftige Stellen, erfolgt nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung.

6.6 Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne Name, Kontaktdaten und aussagekräftige Unterlagen können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht prüfen. Telefonnummer und LinkedIn-Profil sind freiwillig. Eine Reisekostenerstattung können wir nur mit Ihrer Bankverbindung und den erforderlichen Belegen auszahlen.

6.7 Keine automatisierte Entscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen ausschließlich automatisiert im Sinne von Art. 22 DSGVO und nutzen keine künstliche Intelligenz, um Bewerbungen zu bewerten, zu sortieren oder auszuwählen. Jede Bewerbung wird von einem Menschen gelesen und entschieden.

Für interne Organisationsaufgaben nutzen wir einen KI-Assistenten (Claude von Anthropic, siehe Abschnitt 6.4). Er erinnert unsere Geschäftsführung werktäglich an offene Schritte im Bewerbungsverfahren (zum Beispiel einen Termin vereinbaren oder ein Gespräch nachbereiten) und trägt auf ihre ausdrückliche Anweisung den Bearbeitungsstand ein. Dafür erhält er nur eine interne Bewerbungsnummer, die Stelle, den Bearbeitungsstand und die Gesprächstermine, nicht Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihre Unterlagen oder unsere Notizen. Der Assistent liest keine Lebensläufe, bewertet nichts und spricht keine Empfehlungen aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.8 Ihre Rechte

Ihnen stehen die in Abschnitt 2 genannten Rechte zu, einschließlich des Widerspruchsrechts gegen die Aufbewahrung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und des Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde.

7. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Stand: November 2026